“自从宽带连接与现代化浏览器自2005年左右开始普及，企业用的生产软件就开始进入了一轮又一轮的云化征途。”
首当其冲的是Email。时至今日，基于网页的Gmail、Yahoo! Mail与outlook.com(Hotmail)等三大Webmail总和，在业内早已突破10亿的用户。根据调研机构The Radicati Group近期出版的报告指出，企业的邮件服务器也已有超过27%是基于云端提供者。
而紧接着在邮件后面，日历、文件、电子表格、投影片，甚至是员工间的聊天软件等生产力工具，也陆续开始往云里迁徙。根据Gartner的调查，在2013年，业内6.3亿办公室软件企业用户里面，已经有高达5,000万是以Google Apps for Business与微软的Office 365等云端软件，也就是所谓的SaaS(Software-as-a-Service)的方式，透过浏览器在进行主要的日常文件处理工作。Gartner同时预期到了2022年，业内企业办公室软件用户将成长至12亿，而其中6.95亿将是SaaS的用户。
在我自己的工作生涯中，前面10年是以单机版的Office软件为主。在上一个公司Sosauce，也就是2006年开始的那次创业，我们初期仍是采用传统办公室套件。到了2008年左右，看到Google Docs日趋成熟，我们终于决定把文件工作转换其上。感受到了云端的好处，2009年我创办AppWorks时，云端为主就成了非常容易的决定。
根据这6年下来的使用经验，对于现代的工作者与管理者，我认为在线办公室的工作方式，有以下几个关键的好处：
再也不用烦恼安装、更新、备份
由于SaaS软件是安装在服务器上，使用者再透过浏览器去开启，因此对于客户端的计算机而言，得到的好处就是不用再烦恼软件的安装与更新。此外，由于数据也是储存在云端，因此连档案的备份也不用伤脑筋。这对于经常换新计算机、升级智能手机、开始采用平板，与经常在外移动的现代工作者，是非常重要优点。
告别Email夹档、编档案版号
过去当几个同事需要共同编辑一份文件，就是头痛的开始。大家必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名等等识别参数，避免混淆，接着再依赖Email与网络硬盘交换文件。这样的工作模式不仅把压力都放在更后整合者身上，而且过程中只要一个人不小心，就有可能打坏大家辛苦完成的进度。这个状况来到内建强大实时协作功能现代的SaaS办公室环境，几乎完全被解决。在这些网络平台上，一个项目里的人员可以全部同时编辑某个文件，各自进行自己负责的区块。如此一来，不仅不会再有档案版本的问题，大家也可以同时展开工作，再也不需要等待其他人的进度。
强大的搜索功能
过去由于文件主要储存在本机，当我们需要找某个旧档案，往往必须依赖自己计算机的运算效能以及操作系统内建的搜索引擎，那不是太好的体验。因此勤劳的人会建立完整的目录系统，把档案一一的分类收藏，需要时再浏览取用。但我想多数人跟我一样，等到用要档案时，常常发现早已忘记自己的分类逻辑，结果还花费更多时间在目录里左翻右找。这个问题到了云端办公环境得到了非常好的解决，尤其像是Google Drive内建的是Google强大的搜索引擎，无论是文件名、内文，只要知道关键词，都可以准确的找到，于是我们也省去许多整理与回溯的烦恼。
移动设备的支持
更后，现代的SaaS办公室解决方案，通常都有非常好的智慧手机与平板设备支持。只要下载他们推出的Apps，就能够同步、开启、阅读甚至编辑你的文件。这些原生的移动Apps往往针对触碰情境开发，能适用各种屏幕大小的需求，有效的运用智慧手机有限的储存空间，还可以让你把档案下载到没有网络联机的地方脱机使用。与传统Office软件需要依赖第三方应用才能在iPhone与Android上开启的状况，又是另一个大进步。
当然，截至目前为止，Google Apps forBusiness、Micrsoft Office 365等云端办公室套件，在功能上与传统的本机式Office软件还有些微的差距。但根据我自己的经验，在99%的使用情境中，这些差距并不造成任何困扰。至于那1%的时间，我会使用单机版Office软件来编辑档案，再上传至Google Drive转换成Google Apps for Business文件格式，还是可以解决。而随着SaaS的持续演进，这些差距在不断缩小，我需要这样转换的机会也越来越少。
更重要的是，上述几个采用云端的重大好处，远远覆盖了些微功能差距所带来的小小麻烦。因此，我认为Gartner的预测不是大话，云端会是接下来的主流办公情境，也是所有现代知识工作者必须精通的生产方式。
